Je klant betaalt al drie jaar hetzelfde bedrag, en jij laat het maar zo. Niet omdat het tarief eerlijk is, maar omdat alles zo lekker loopt en je het gesprek niet wilt verstoren. Ondertussen vraag je nieuwe klanten twintig of dertig procent meer voor precies dezelfde werkzaamheden. Die discrepantie groeit stiller dan je denkt, totdat je op een dag een factuur verstuurt en je realiseert dat je deze klant eigenlijk al een tijdje aan een vriendentarief helpt, zonder dat jullie daar ooit expliciet voor hebben gekozen.
Waarom vaste klanten het langst hetzelfde tarief betalen
Het klinkt paradoxaal, maar vaste klanten betalen gemiddeld het minst. Niet omdat ze slecht onderhandelen, maar omdat jij het nooit opnieuw hebt aangekaart. Bij een nieuwe klant begin je met een fris tarief, maar bij een bestaande relatie voel je een drempel om dat gesprek te voeren. De samenwerking loopt toch goed? Je wil de sfeer niet verstoren. En dus betaalt die trouwe klant drie jaar later nog wat je bij de start vroeg, terwijl jij inmiddels dubbel zoveel ervaring hebt en alles om je heen duurder is geworden.
Wij van Onderneemsters.nl zien dit patroon keer op keer terug bij zelfstandige vrouwen. De klant die het langst blijft, betaalt uiteindelijk het minst. Dat is niet eerlijk, en ook niet duurzaam voor jouw bedrijf.
Stap 1: Bereken het verschil concreet
Voor je het gesprek aangaat, moet je zelf weten wat er op het spel staat. Pak je cijfers erbij. Wat betaalt deze klant nu per uur of per project? En wat vraag je aan nieuwe klanten voor hetzelfde werk? Stel dat je een tekstschrijver bent en drie jaar geleden startte op 65 euro per uur, terwijl je nieuwe klanten inmiddels 95 euro betalen. Bij twintig uur werk per maand mis je 600 euro. Per jaar is dat 7.200 euro die je laat liggen bij één klant.
Schrijf dit op, voor jezelf. Niet om de klant ermee om de oren te slaan, maar om het gesprek in te gaan met het gevoel dat dit echt ergens over gaat. Dat geeft je ruggengraat.
Stap 2: Kies het juiste moment
Timing is alles bij een tariefgesprek met een vaste klant. Het beste moment is direct na een succesvol project, of aan het begin van een nieuwe opdracht. Dan is de klant positief gestemd en is er een natuurlijke aanleiding voor een nieuwe afspraak. Vermijd dit gesprek na een klacht, na een lange stilte in de samenwerking, of midden in een drukke levering. Dan staat de klant al onder druk, en staat jij ook niet op je sterkst.
Oktober is een prima moment: bedrijven zijn bezig met budgetten voor het komende jaar en het voelt logisch om afspraken te herzien. Gebruik die context gerust als opening.
Stap 3: Kondig het gesprek van tevoren aan
Niets is ongemakkelijker dan een klant die compleet verrast tegenover je zit. Stuur een dag of twee van tevoren een korte e-mail. Één zin is genoeg, bijvoorbeeld: ‘Ik wil bij ons volgende gesprek ook even kort stilstaan bij onze tariefafspraken voor de komende periode.’ Dat is alles. De klant weet wat er komt, kan er even over nadenken en zit niet met een schok aan tafel. Jij hoeft niet te verantwoorden of te verdedigen, alleen maar te starten.
Stap 4: Open met de relatie, niet met het getal
De eerste dertig seconden zijn bepalend voor de toon van het hele gesprek. Begin nooit met: ‘Ik wil mijn tarief verhogen.’ Begin met de samenwerking zelf. Iets als: ‘We werken nu drie jaar samen en ik merk dat we een goede werkrelatie hebben opgebouwd. Ik wil graag bespreken hoe we die het best kunnen voortzetten, ook qua afspraken.’ Zo positioneer je dit gesprek als iets wat de samenwerking versterkt, niet als een aanval op het budget van de klant.
Stap 5: Noem het nieuwe tarief concreet en zonder omhaal
Dit is het moment waarop veel vrouwelijke ondernemers struikelen. Ze zeggen: ‘Ik dacht misschien ergens aan ongeveer iets meer, maar ik weet niet, misschien iets als 80 euro of zo?’ Dat straalt onzekerheid uit en nodigt de klant uit om te onderhandelen. Noem gewoon het bedrag. ‘Ik ga per 1 januari naar 95 euro per uur.’ Klaar. Punt. Geen verontschuldiging, geen twijfelwoorden. Een concreet getal geeft houvast voor jullie allebei.
Stap 6: Onderbouw met wat er is veranderd
Na het noemen van het tarief geef je een korte onderbouwing. Niet vanuit wat de klant fout doet, maar vanuit wat er bij jou is veranderd. Je hebt een opleiding gevolgd. Je werkt met betere tools. Je kosten zijn gestegen. De markt is verschoven. Twee tot drie zinnen zijn genoeg: ‘De afgelopen jaren heb ik me verder gespecialiseerd in SEO-content en werk ik met nieuwe analysetools. Mijn tarieven voor nieuwe klanten liggen inmiddels op dit niveau, en ik wil onze samenwerking daarin gelijkstellen.’
Zo koppel je de verhoging aan waarde en groei, niet aan inflatie als excuus.
Stap 7: Houd de stilte uit
Na het noemen van het bedrag is de verleiding enorm om meteen door te praten. Dat doe je om de spanning weg te nemen, maar het ondermijnt je positie. De klant heeft even tijd nodig om te verwerken. Gun haar die stilte, ook als die ongemakkelijk voelt. Zeg niks. Geen ‘maar dat is natuurlijk bespreekbaar’ en geen ‘ik snap als je erover wil nadenken’. Wacht gewoon tot de klant reageert. Die stilte voelt voor jou langer dan ze is.
Stap 8: Omgaan met de drie meest voorkomende vormen van weerstand
Weerstand hoort bij dit gesprek. Hier zijn de drie reacties die je het vaakst zult horen, en hoe je ermee omgaat.
- ‘We zitten krap dit jaar.’ Erken dit, maar relativeer het zakelijk: ‘Ik begrijp dat budgetten onder druk staan. Tegelijk wil ik de kwaliteit bieden die je van mij gewend bent, en dat vraagt dit tarief.’
- ‘Maar vorig jaar had je ook al een verhoging.’ Klopt dat? Dan is het goed dat je regelmatig bijstelt. Zeg rustig: ‘Ja, en ook nu is er een reden. Mijn tarieven zijn gegroeid met mijn aanbod.’
- ‘Ik moet er even over nadenken.’ Prima. Geef dat de ruimte: ‘Natuurlijk, neem de tijd. Zullen we volgende week een moment pakken om dit af te ronden?’ Zo hou je regie over het vervolg zonder te pushen.
Stap 9: Bied een overgangsoplossing alleen bewust aan
Soms wil je een vaste klant de tijd geven om te wennen aan een nieuw tarief, bijvoorbeeld door het in twee stappen te verhogen of pas per het nieuwe kwartaal in te gaan. Dat kan een slimme keuze zijn. Maar doe het alleen als je daar zelf voor kiest, niet als spontane reactie op weerstand. Als je op het moment zelf begint te schipperen, verlies je de regie. Besluit vooraf of je een overgangsperiode aanbiedt en zo ja, welke. Dan klinkt het als een gebaar, niet als een capitulatie.
Stap 10: Sluit af met een concreet vervolg
Een goed gesprek eindigt niet in een grijze zone. Sluit af met een heldere afspraak: ‘Dan ga ik ervan uit dat we per 1 januari verder gaan op 95 euro per uur. Ik stuur je een bevestiging per e-mail, en de eerste factuur op basis van het nieuwe tarief volgt dan in januari.’ Zo is er geen ruimte voor misverstanden en voelt de klant geen verrassing als de factuur binnenkomt.
Na het gesprek: de bevestiging per e-mail
Stuur dezelfde dag of de volgende ochtend een korte e-mail. Geen formeel contract, geen juridisch proza. Gewoon een warme samenvatting: ‘Fijn dat we dit besproken hebben. Zoals afgesproken ga ik per [datum] naar [tarief]. Ik kijk ernaar uit om onze samenwerking op deze basis voort te zetten.’ Zo leg je de afspraak vast zonder dat het onpersoonlijk aanvoelt. De klant heeft zwart op wit wat er is afgesproken, en jij staat sterk als er later onduidelijkheid ontstaat.
Een tariefgesprek met een vaste klant vraagt voorbereiding, maar het is geen uitzonderlijke situatie. Wij van Onderneemsters.nl zien het regelmatig: de langste samenwerkingen lopen het grootste risico op verouderde tarieven, juist omdat alles zo goed gaat. Bereid je voor, plan het gesprek op een rustig moment en wees direct over wat je vraagt en waarom. Een goede klant begrijpt dat. En als ze dat niet doet, geeft dat ook informatie.
